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Le Confort Espace de travail

par Sophie Savini - 5 min de lecture
Tévolys

Dans la famille "CONFORT", je voudrais la carte "Confort Espace de travail" regroupant : occupation, réservation, disponibilité , qualité des espaces !

Avant de clore la famille « Confort », nous souhaitons aborder un sujet dont le suivi permet d’appréhender certains éléments pouvant avoir une conséquence sur le confort au travail : l’accessibilité et la qualité des ressources de l’entreprise, et notamment des espaces. Il s’agit ici de mieux comprendre comment les espaces sont utilisés, pour pouvoir les entretenir plus efficacement, pouvoir les adapter en nombre et en capacité en fonction des besoins des employés.

Mettre en corrélation les besoins exprimés par les usagers, la capacité du bâtiment à les satisfaire et la réalité physique de l’occupation

Pour optimiser l’utilisation des espaces réservables ;il est possible de s’appuyer sur différents piliers :

  1. La réalité physique de l’occupation peut être mesurée par des capteurs de présence permettant différentes granularités d’analyse (présence à la zone, présence au poste).
  2. Les besoins peuvent être collectés via une interface applicative intuitive de réservation, centré sur l’usage (quelle date, quelle heure, quelle capacité, quels équipements) ne nécessitant aucune connaissance à priori du lieu (plus besoin de savoir que la salle Nestor dispose d’un vidéo projecteur et peut accueillir 4 personnes !).
  3. La corrélation des données entre demandes non abouties, et disponibilité des espaces est aisément accessible.

 Ainsi, un salarié pourrait être assuré à tout instant qu’il peut accéder à l’ensemble des ressources de l’entreprise, sans connaissances des lieux.

Mettre à disposition de nouveaux espaces jusqu’à maintenant non réservables

Quoi de plus irritant que de souhaiter organiser une réunion de dernière minute, savoir que des bureaux de collaborateurs sont éventuellement libres, mais de ne pouvoir les identifier. La détection de présence en  temps réel, semble être une approche intéressante pour permettre à tout instant de déclarer un espace disponible, qui jusque ici restait porte close.

Assurer en continue la qualité de services via les ressources de l’entreprise

Les usagers utilisant les salles de réunion, les postes de travail FlexOffice et/ou en Openspace, sont les meilleurs lanceurs d’alertes quand une promesse n’est pas tenue. Leur donner les moyens de façon simple et intuitive d’exprimer leurs remarques et réclamations, de voir quelles sont prises en compte, permet de mettre en place une culture d’insatisfaction constructive.

Optimiser la maintenance des ressources de l’entreprise

Tout exploitant doit, pour répondre aux enjeux économiques, optimiser ses coûts. Mieux comprendre l’utilisation des espaces lui permet donc de mieux cibler ses interventions. Adapter les rondes d’entretien à l’occupation réelle semble pertinent au même titre que de vérifier périodiquement un équipement très rarement utilisé.

Une fois de plus, on voit qu'être capable de mutualiser et rendre disponible l’information permet de rendre différents services pour le bien des propriétaires / exploitants et le confort des usagers.

Les solutions GEOLYS sont à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches d’amélioration continues en :

  • Proposant des capteurs du marché testés et éprouvés de détection de présence en salle et au poste
  • Permettant aux usagers via des widgets applicatifs intuitifs de réservation de salles, d’Instant Meeting, de suivi des disponibilités, et de déclaration/suivi d’incidents, d’exprimer leur besoin et leur ressenti.
  • Proposant aux propriétaires et exploitant de mieux comprendre pour mieux agir.

à suivre ...